Cum să organizezi un eveniment caritabil în cinci pași simpli

Săptămâna trecută am colaborat pentru a doua oară cu niște studenți de la Facultatea de medicină din București la un eveniment caritabil. Ei sunt singurii care m-au convins în ultimii trei ani că știu ce vor și că sunt sinceri. Iulia și Laura, vă mulțumesc că m-ați alesși nu uitați ce v-am rugat: nu vă lăsați de „sportul” ăsta, pentru că e mare nevoie de oameni ca voi.

Treaba asta cu evenimentele caritabile e destul de nebuloasă. Nu mă refer aici la ONG-urile pentru care tipul ăsta de acțiune e un soi de rutină, ci la tinerii care se gândesc să facă o faptă bună, da’ nu prea știu de unde s-o apuce. Mi-am dat seama că, deși poate că există și mulți oameni bine inteționați, cam orice solicitare primesc pentru un caritabil are iz de țeapă. Izul ăsta vine dintr-o crasă indiferență, din neștiință sau din rea voință.

Oricare din aceste trei cauze constituie un motiv îndeajuns de puternic pentru un refuz, cel puțin din partea mea. Nu pot prezenta un eveniment de care organizatorilor nu le pasă nici cât să-i construiască o amărâtă de prezentare. Nici unul conceput de o echipă în care nu există nici măcar un om care să aibă habar cu ce se mănâncă organizarea de evenimente. Cât despre concertele unde organizatorii donează suma strânsă către propriile buzunare, de alea nici nu mai vorbesc.

De-asta scriu mai jos un fel de ghid întru organizarea corectă a unui concert caritabil. Sper să fie de folos elevilor și studenților care vor să strângă bani pentru cauze nobile. Nu zic că ăsta e manualul care vă asigură că veți avea doar evenimente caritabile de răsunet intergalactic, dar cu siguranță că veți depăși mailurile cu copy/paste trimise tuturor artiștilor care vă trec prin cap.

  1. ALEGE-ȚI O CAUZĂ

Știu că, poate, ție ți se rupe sufletul de o specie de floare care crește doar în Uganda și care-i pe cale să dispară definitiv de pe lume. Dar s-ar putea ca foarte multe suflete să rămână împietrite când aud de așa ceva. Și, într-un fel, e și normal. Că doar avem probleme mult mai aproape de noi, din care unele ne afectează direct.

Așa că sfatul meu e să-ți alegi o cauză care să le fie familiară oamenilor pe care ți-i dorești în public. Iulia și Elena și-au propus să ajute copiii infectați cu HIV de la Matei Balș. Pe mine cauza lor m-a mobilizat instantaneu. Nu numai pentru că sunt tată, ci și pentru că ideea unor copii născuți gata infectați e atât de nedreaptă, încât n-ai cum să nu te lupți pentru micuți.

Deci dacă vrei să vinzi îndeajuns de multe bilete încât acțiunea ta chiar să conteze, ar fi bine să găsești o cauză relevantă pentru oamenii cărora te adresezi.

2. GÂNDEȘTE O CAMPANIE COERENTĂ

După ce ai găsit cauza pentru care să lupți, ca orice soldat care se respectă, ai nevoie de un pic de strategie. Gândește-te care sunt oamenii la care poți ajunge cel mai ușor, care sunt cei care vor fi cei mai receptivi la cauza pentru care lupți și care sunt mijloacele prin care poți ajunge la ei. În plus, gândește-te și la orice altceva ai putea face în afară de vânzarea de bilete. Pentru că da, e admirabil ce vrei să faci. Dar tre’ să recunoști că ideea ta e departe de a fi nouă și originală.

Ia-ți prietenii și puneți-vă mințile la treabă. Ce alte moduri de a strânge bani în cadrul evenimentului mai găsiți? Poate e unul din voi care e în stare să facă o limonadă genială, poate e altul care știe să facă pe loc brățări împletite sau poate puteți organiza, înaintea concertului, un campionat de tabinet unde taxa de participare este de 5 lei, premiul cel mare e o diplomă și toți banii se donează aceleiași cauze.

Un alt lucru extrem de important și la care trebuie să te gândești la modul cel mai serios este felul în care îți comunici evenimentul. Campania trebuie să aibă un nume care să explice fix cauza pentru care se strâng banii. Dacă nu reușești să explici totul din titlu, trebuie neapărat să ai un text scris mare și așezat unde să-l vadă până și cel mai grăbit trecător.

Cum știi că ai un afiș bun? Simplu: imaginează-ți că nu știi nimic despre eveniment și că vezi afișul ăsta pentru prima oară. Înțelegi ceva din el? Te-a convins să cauți mai multe informații despre el sau, și mai bine, să cumperi bilet? Dacă nu, atunci mai ai de lucru. Dacă tu nu poți fi obiectiv, apelează la oameni care nu știu despre ce e vorba în proiectul tău și cere-le părerea.

3. Data, locul, artiștii

Data la care organizezi concertul e foarte importantă. Deși tentația weekendului e mare, ia în considerare faptul că tot atunci au și artiștii programate concertele din care își câștigă pâinea. Ar fi dublă caritate să accepte să cânte gratis pentru tine și să refuze, în același timp, un concert pe bani. Ocolește momentele în care lumea e plecată din oraș sau sărbătorile în care ai avea concurență din partea mocangelilor organizate de primării. În general e bine ca, atunci când fixezi o dată pentru concertul tău caritabil, să pui toată echipa să se gândească la motive pentru care s-ar putea ca fix data aia să nu fie o alegere bună. Ai să rămâi surprins câte pot apărea.

Locul e și el foarte important. Ca să convingi un loc șmecher să te primească gratuit, se aplică aproape aceleași legi ca în paragraful de mai sus. Caută un loc cu scenă, lumini și sunet de-a gata, pentru că altfel vei avea costuri în plus sau va trebui să convingi și o firmă de sound & light să-și facă un pustiu de bine și să te ajute. Cu cât mai șmecher e locul pe care îl găsești, cu atât îți va fi mai ușor să convingi artiști mari să participe și cu atât mai multe bilete vei vinde.

Artiștii trebuie să fie în stare să vândă bilete împreună. S-ar putea ca la un concert cu Trooper, Andreea Bălan și Psihotrop să-ți vină mai puțini oameni decât dacă l-ai fi chemat doar pe unul din artiștii menționați anterior. Tu cum ai prefera să mănânci: ciorba de burtă, ceafa cu cartofi prăjiți și înghețata de vanilie amestecate în același castron sau fiecare într-o farfurie separată? Asigură-te că, înainte de a începe să le scrii artiștilor, ai citit cu atenție articolul ăsta.

4. Prezintă-ți cauza corect

Cele mai multe mailuri sau mesaje pe Facebook pe care le primesc în legătură cu posibilitatea ca eu să prezint un concert caritabil mă duc imediat cu gândul la toate rudele mele îndepărtate care au murit și mi-au lăsat moșteniri imense. Știți ce zic, nu? Mailurile alea de încearcă să te convingă că tot ce mai e nevoie să faci ca să devii milionar e să depui câteva sute de dolari în contul unui „avocat” care se ocupă de moștenire. E clar că e un mesaj trimis la zeci, sute, poate chiar mii de oameni și care funționează pe un principiu extrem de simplu: din atâția oameni, unu’ tot pune botu’.

Ei bine, s-ar putea să te surprindă, însă eu nu răspund niciodată la un mail de genul:

„Salut! Organizăm un eveniment caritabil la sfârșitul lui mai. Ne-am bucura dacă ai vrea să-l prezinți.”

E atât de vag, încât omul căruia i te adresezi este nevoit să piardă prea mult timp cerându-ți niște detalii pe care tu ar fi trebuit să i le furnizezi din prima. Mailul tău trebuie să conțină neapărat urmatoarele elemente:

  • Cine sunteți voi, cei care organizați evenimentul (dacă ați mai organizat astfel de evenimente, e musai să spui și asta – o listă cu alți artiști cu care ai mai colaborat este cea mai bună carte de vizită, dar fără minciunele, că se poate verifica ușor)
  • Când exact are loc evenimentul – artiștii funcționează pe bază de agendă; sfârșitul lui mai nu poate fi trecut în agendă, așa că dă-i omului o dată clară.
  • Unde are loc evenimentul – locul e important din multe puncte de vedere: implică o deplasare lungă pentru artist sau nu? E un loc care are sonorizare bună? E un loc cool, în care e bine să fii văzut cântând? E un loc inedit (ce artist crezi că ar refuza să cânte la un concert caritabil organizat pe cea mai înaltă clădire din oraș?)
  • Pentru ce se strâng banii – aici există pericolul generalizării; dacă tu organizezi un concert caritabil în sala de sport a școlii tale și ai drept scop strângerea de fonduri pentru decontaminarea apei din Africa, s-ar putea ca fondurile strânse să nu ajute la absolut nimic. Explică exact câte bilete ai vrea să vinzi și ce se poate face cu banii astfel strânși.
  • De ce te-ai gândit să-i scrii fix artistului ăluia și nu altuia – ăsta e un punct extrem de important, pe care nimeni nu-l atinge niciodată. Artiștilor le place să afle că lumea îi cunoaște. Leagă-te de un aspect al vieții artistului pe care vrei să-l convingi să participe și îl vei câștiga imediat.

Ultimul punct necesită un pic de muncă de cercetare din partea ta. Dar cercetarea asta s-ar putea să te ajute mai mult decât crezi. La câte informații îți așterne Internetul la buricele deștelor, nu e nimic mai ușor pe lume decât să găsești fix artiștii care ar rezona cel mai bine cu cauza pentru care lupți. O trupă de punk cu viziune de dreapta are toate șansele să te refuze dacă îi vei propune să cânte mokka la un concert care susține toleranța față de imigranți.

5. Ce s-a întâmplat cu banii

Nici pe asta n-am văzut-o întâmplându-se niciodată în România. Dacă există un site sau o pagină de Facebook pentru evenimentul tău (cum, nu există?!?!), ai grijă să spui câți bani s-au strâns și ce ai de gând sa faci cu ei. Dacă poți pune și niște poze cu ce s-a făcut concret din banii strânși la concert, e perfect.

Dacă mai ai de gând să organizezi evenimente, fă efortul și scrie un mail de mulțumire tuturor celor care te-au ajutat, un mail în care să cuprinzi și rezultatele muncii lor.

CONCLUZIE

Un eveniment caritabil înseamnă mult mai mult decât un grup de tineri entuziaști cu o idee. Cu cât mai mult munciți, cu atât mai mare vă va fi răsplata. Le dau tot pe Iulia și Laura ca exemplu, care în cele două concerte pe care le-au organizat împreună au reușit să convingă clubul Tribute să le fie partener, iar pe scenă au reușit să adune nume ca: Mihai Mărgineanu, Adi Despot, ROA, Vescan, Ana Baniciu.

Lor le-a ieșit pentru că au fost extrem de sincere și au pus mult suflet în ceea ce au făcut, nu pentru că ar fi respectat cele cinci puncte de mai sus. Dacă le respectă și pe astea cum trebuie, mă aștept ca următorul lor concert să fie pe Arena Națională, cu un headliner internațional. 🙂

sursa imagini: Musset Wealth, Adliterate, cfsbs2009, Step by Step, Spongebob Wikia

Despre evenimente caritabile a scris și Marius Matache, artist folk independent pe care eu îl admir foarte mult. Aici.